Miten onnistua rekrytoinnissa etänä?
Rekrytointia on toteutettu joissakin yrityksissä etänä myös jo ennen vuotta 2020, mutta maailmanlaajuisen koronavirustilanteen aiheuttama etätyöhön siirtyminen nosti etänä tehtävän rekrytoinnin määrän aivan uudelle tasolle.
Miten etänä tehtävä rekrytointi eroaa perinteisestä rekrytoinnista? Mitä sen osalta tulisi huomioida, minkälaisia työkaluja siihen tarvitaan, ja minkälaisia vahvuuksia ja sudenkuoppia se pitää sisällään? Kokosimme näkemyksiämme näiden kysymysten valossa onnistuneen etänä tehtävän rekrytoinnin saavuttamiseksi.
Mitä etänä tehtävässä rekrytoinnissa tulee huomioida?
Perinteinen rekrytointi tapahtuu usein toimistolla, jossa rekrytoijalla on tukenaan muut rekrytointiprosessiin osallistuvat henkilöt. Tällöin rekrytointiprosessin eri vaiheet, kuten tarpeen ja roolin määrittäminen, työpaikkailmoituksen laatiminen, hakemusten läpikäynti, haastattelut, valinnat ja henkilöstöhallinnolliset asiat onnistuvat näppärästi yhteistyössä tiimin, esihenkilön, asiakkaan, hakijoiden ja muiden rekrytointiprosessiin osallistuvien henkilöiden kanssa kasvotusten.
Etänä tehtävä rekrytointi muodostaa omat haasteensa, kun kollegat, esihenkilöt, asiakkaat ja hakijat ovat kaikki omilla tahoillaan etänä. Etänä tehtävässä rekrytoinnissa tuleekin huolehtia erityisesti tarvittavista etätyökaluista, teknisen testaamisen tasapuolisuudesta ja luotettavuudesta, viestinnän, aikataulujen ja vastuualueiden selkeydestä sekä ihmisläheisyyden säilymisestä etänä tapahtuvassa vuorovaikutuksessa.
Mitkä ovat tarvittavat työkalut etärekrytoinnissa?
Etänä tehtävässä rekrytoinnissa tulee huolehtia ulkoiseen viestintään käytettävien kanavien, kuten sähköpostin, puhelimen tai rekrytointijärjestelmän tarkoituksenmukaisuuden lisäksi muun muassa palavereihin ja videohaastatteluihin sopivasta videokonferenssijärjestelmästä (kuten Teams, Meet tai Zoom), sisäiseen viestintään käytettävien kanavien soveltuvuudesta etätyöhön sekä mahdollisesti tarvittavista projektinhallinta- ja työajanseurantajärjestelmistä. Lisäksi IT-alalla erityisen hyvänä valttikorttina toimii tasapuolinen ja luotettavuuden varmistava järjestelmä tai muu tapa hakijoiden teknisen osaamisen testaamiseen.
Löytääksenne juuri teidän yrityksenne tarpeisiin ja rekrytointikäytäntöihin parhaiten sopivat etätyökalut, kysykää itseltänne seuraavat kysymykset:
- Onnistuuko ulkoinen viestintä parhaiten sähköpostitse, puhelimitse, rekrytointijärjestelmän avulla vai jollakin muulla tavalla?
- Mikä olisi etäpalavereihin ja videohaastatteluihin sopivin videokonferenssijärjestelmä?
- Hoidetaanko sisäistä viestintää sähköpostitse, puhelimitse tai rekrytointijärjestelmän kautta, vai olisiko tarkoituksenmukaisempaa ottaa käyttöön jokin näppärämpi viestintäsovellus?
- Tarvittaisiinko projektinhallintaan ja työajanseurantaan omat sovelluksensa?
- Miten hakijoiden tekninen kompetenssi varmistetaan teknisten roolien osalta?
Teknologian kehittyessä ja etätyön yleistyessä erilaisten työkalujen määrä sen kuin lisääntyy, joten vertailemalla erilaisia vaihtoehtoja voitte löytää juuri teidän yrityksenne rekrytointikäytäntöihin parhaiten sopivat ratkaisut.
Mitkä ovat etärekrytoinnin vahvuudet ja sudenkuopat?
Etänä tehtävässä rekrytoinnissa on perinteisen rekrytoinnin mukaisesti omat vahvuutensa ja sudenkuoppansa.
Etärekrytoinnin vahvuuksia ovat muun muassa:
- Kustannustehokkuus ja ajallinen tehokkuus
- Rekrytointiprosessin nopeus alusta loppuun
- Keskittymisrauha
- Teknologisten työkalujen hyödyntäminen
- Ketterien toimintatapojen omaksuminen
- Maailmanlaajuiset rekrytointimahdollisuudet
Kustannustehokkuus ja ajallinen tehokkuus ovat etänä tehtävän rekrytoinnin parhaimpia puolia. Työaikaa – tai kenenkään aikaa – ei kulu fyysisiin siirtymisiin etätapaamisten korvatessa lähitapaamiset. Näin myös rekrytointiprosessin läpivieminen nopeutuu, jolloin mahdollisuudet parhaiden tekijöiden nappaamiseen ennen muita kasvavat. Etänä työskentely mahdollistaa myös avokonttoria paremman keskittymisrauhan. Lisäksi teknologian kehittyminen erilaisine työkaluineen mahdollistaa monenlaisia rekrytointiprosessille hyödyllisiä ratkaisuja, kuten videohaastattelut. Tämä puolestaan on omiaan kehittämään toimintatapoja entistäkin ketterämpään suuntaan. Etänä tehtävässä rekrytoinnissa voidaan lisäksi parhaimmillaan ylittää maantieteelliset rajoitteet, jolloin rekrytointimahdollisuudet laajenevat kattamaan kansainvälisesti koko maailman.
Etärekrytoinnin sudenkuoppia puolestaan ovat esimerkiksi:
- Tekniset haasteet
- Teknisen osaamisen testaamiseen liittyvät haasteet
- Viestinnälliset haasteet
- Aikataululliset haasteet
- Vastuualueiden työnjakoon liittyvät haasteet
- Ihmisläheisen vuorovaikutuksen ylläpitämiseen liittyvät haasteet
Toisinaan teknologisten työkalujen kanssa saattaa joutua kohtaamaan erilaisia teknisiä haasteita, mikäli esimerkiksi videohaastattelussa ääni ei kuulu tai kuva ei näy. Etänä myös teknisen osaamisen tasapuolinen ja luotettava testaaminen on haastavampaa kuin samassa tilassa toteutettujen ja valvottujen teknisten testien osalta. Etänä työskennellessä viestinnän merkitys nousee aivan uudelle tasolle kasvokkaisten kohtaamisten loistaessa poissaolollaan, mikä saattaa tuottaa omanlaisiaan haasteita, kuten väärinkäsityksiä aikatauluihin tai vastuualueiden työnjakoon liittyen. Lisäksi viestien ja videon välityksellä etänä tapahtuva vuorovaikutus saattaa tuntua vähemmän ihmisläheiseltä kuin kasvokkainen tapaaminen.
Näin onnistut rekrytoinnissa etänä
Onnistuaksesi rekrytoinnissa etänä kiinnitä huomiota erityisesti seuraaviin asioihin:
- Sopivimpien työkalujen käyttöönotto sekä niihin liittyvän osaamisen varmistaminen ovat avainasemassa. Teknisten haasteiden ilmaantumiseen on hyvä varautua joka tapauksessa sekä pyrkiä löytämään niihin mahdollisimman toimivia ratkaisuja ja toimintatapoja.
- Teknisen osaamisen tasapuolisen ja luotettavan testaamisen varmistaminen on keskiössä. Etänä tehtäviä teknisiä testejä varten kannattaakin varata oma järjestelmänsä tai muu tapansa, jolla voidaan varmistaa kaikille hakijoille samat lähtökohdat sekä valvoa sitä, että kukin hakija on varmasti tehnyt testit alusta loppuun asti täysin itse.
- Viestintää, viestintää ja vielä kerran viestintää – etänä tehtävässä rekrytoinnissa tiedonkulusta tulee huolehtia erityisesti, jotta tieto varmasti löytää tiensä perille kaikkien osalta.
- Palaverien aikatauluista kannattaa sopia hyvissä ajoin etukäteen sekä varmistaa tiedonkulku ja osallistuminen esimerkiksi kalenterikutsun avulla.
- Rekrytointiprosessiin kuuluvien vastuualueiden jaosta kannattaa sopia erityisen selkeästi rekrytointiprosessin sujuvuuden ja kaikkien osa-alueiden hoitamisen takaamiseksi – sekä sen varmistamiseksi, ettei samoja asioita tehdä useaan kertaan eri henkilöiden toimesta.
- Ihmisläheisen otteen säilyminen kannattaa pyrkiä varmistamaan niin kirjallisen kuin suullisenkin viestinnän osalta panostamalla erityisesti myönteisiin sanavalintoihin, ilmeisiin ja eleisiin. Tärkeintä on muistaa, että ruudun takana on aina toinen ihminen.
Meillä ICT DIRECT:illä rekrytoinnit hoituvat ammattitaitoisesti, laadukkaasti ja tehokkaasti myös etänä – ihmisläheistä otetta unohtamatta.
Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää!
